Tugas & Fungsi PPID

A. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana, setiap Badan Publik membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. Selanjutnya dalam Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, PPID harus sudah ditunjuk paling lama 1 (satu) tahun sejak Peraturan Pemerintah ini diundangkan.

Tugas PPID:

1. Menyusun dan melaksanakan kebijakan informasi, serta menyusun laporan pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi;
2. Mengoordinasikan dan mengonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu/PPID Pelaksana;
3. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan, dan memberi pelayanan informasi kepada publik;
4. Melakukan verifikasi bahan informasi publik;
5. Melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan;
6. Melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi; dan
7. Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat;
8. Melakukan pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi yang dilakukan PPID Pembantu/PPID Pelaksana;
9. Melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan/atau sesuai kebutuhan;
10. Menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk mengumpulkan, mengelola, dan memelihara informasi dan dokumentasi; dan
11. Membentuk Tim Fasilitasi Penanganan Sengketa Informasi yang ditetapkan dengan SK Gubernur.

Tugas PPID Pembantu/PPID Pelaksana:

1. Membantu PPID melaksanakan tanggung jawab, tugas, dan kewenangannya;
2. Menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama paling sedikit 6 (enam) bulan sekali atau sesuai kebutuhan;
3. Melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya;
4. Menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan informasi dan dokumentasi bagi pemohon informasi secara cepat, tepat, dan berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima;
5. Mengumpulkan, mengolah, dan mengompilasi bahan dan data lingkup komponen di lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur menjadi bahan informasi publik;
6. Menyampaikan laporan pelaksanaan kebijakan teknis dan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama secara berkala dan sesuai kebutuhan.

B. Standar Operasional Prosedur (SOP) PPID

SOP PPID merupakan salah satu kelengkapan yang diperlukan untuk mempermudah PPID dalam mengelola dan memberikan layanan informasi kepada masyarakat. Penyusunan SOP PPID Pemda berdasarkan pada:

1. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah;
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota;
4. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik.

C. Daftar Informasi Publik (DIP)

Daftar Informasi Publik adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan Badan Publik. Daftar Informasi Publik dapat digunakan untuk membantu penyusunan basis data informasi dan mengetahui informasi apa saja yang dikuasai serta keberadaan informasi tersebut di unit/satuan kerja. Daftar Informasi Publik juga memudahkan masyarakat saat mencari informasi dan menginformasikan kepada publik mengenai informasi apa saja yang berada di Badan Publik.

D. Ruang Pelayanan Informasi

Ruang pelayanan informasi merupakan tempat pelayanan informasi publik dan berbagai informasi lainnya yang bertujuan untuk memfasilitasi penyampaian informasi publik. Layanan informasi tidak harus dipahami secara sempit sebagai bentuk fisik meja, tetapi juga berfungsi sebagai media informasi lainnya. Dalam hal ini perlu disiapkan sarana dan prasarana pendukung serta petugas pelayanan informasinya.

E. Aplikasi PPID Pemda pada Website Pemerintah Daerah

Aplikasi PPID Pemda pada Website Pemerintah Daerah merupakan sistem yang mengintegrasikan proses kerja pelayanan dengan pengelolaan informasi oleh PPID Pemda, baik oleh PPID Utama maupun PPID Pembantu/PPID Pelaksana, dan digunakan untuk membantu PPID Pemda dalam melaksanakan tugas dan kewenangan secara efektif, efisien, dan akuntabel. Website yang ditanamkan aplikasi PPID Pemda berfungsi untuk menyebarkan informasi dan menjembatani Pemerintah Daerah dengan masyarakat.

F. Laporan Pelayanan Informasi

UU KIP mengatur kewajiban Badan Publik untuk membuat dan mengumumkan laporan pelayanan informasinya sebagai proses evaluasi terhadap pelaksanaan kinerja PPID Pemda. Selain diumumkan kepada publik, laporan juga disampaikan kepada Atasan PPID, yaitu Sekretaris Daerah, untuk diteruskan kepada Kepala Daerah (Gubernur/Bupati/Walikota). Kepala Daerah akan melaporkan pelaksanaan kinerja PPID sebagai bagian dari Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD). Laporan pelaksanaan kinerja PPID di dalam LPPD tersebut selanjutnya diteruskan oleh PPID Pemda menjadi laporan kepada PPID Kementerian Dalam Negeri.

G. Pendanaan

Pendanaan PPID diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan pelayanan informasi publik kepada masyarakat. Sumber pendanaan PPID sebagaimana diatur dalam Pasal 15 Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah, adalah sebagai berikut:

1. Segala biaya yang diperlukan untuk pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemerintahan Provinsi dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Provinsi;
2. Segala biaya yang diperlukan untuk pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemerintahan Kabupaten/Kota dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten/Kota.